PAUTAS PARA UNA PRESENTACIÓN EN POWERPOINT.

PAUTAS PARA UNA PRESENTACIÓN EN POWERPOINT.

Eventualmente nos vemos en la necesidad de elaborar una presentación en PowerPoint y no hallamos o no encontramos la manera de realizarla para que sea atractiva a nuestros oyentes. La necesidad de dominar este medio de comunicación es cada vez más apremiante y particularmente para aquellos de de alguna manera estamos obligados a las exposiciones en público como son los casos de los seminarios, las charlas, los cursos, promocionar un producto, una idea, o simplemente el dictar una clase.

Las novedades en el campo de los programas y los adelantos tecnológicos en las computadoras portátiles, han generado una nueva dinámica en mundo de las presentaciones en público. La tendencia es utilizar cada vez más estos poderosos recursos que la tecnología nos ofrece con todas sus facilidades y encantos. No obstante, eventualmente hemos presenciado oradores que utilizan estas técnicas de una manera desastrosa, con imágenes agresivas, recargadas, desaliñadas y sin vida, o que simplemente copió y pego (copy-paste) todo el material de la charla en su presentación PowerPoint. Peor aún, a veces los vemos leyendo unas fichas en la medida que pasa las diapositivas perdiéndose la dinámica de la exposición y el contacto visual con la audiencia.

Aunque la tecnología la tenemos al alcance de la mano y que estas son fantásticas, no debemos perder de vista que la charla o la presentación LA HACE LA PERSONA QUE EXPONE, no las proyecciones ni los recursos tecnológicos empleados; estos son SIMPLEMENTE UN APOYO de lo que se quiere comunicar.

Una presentación exitosa dependerá de muchas variables, que van desde el manejo del escenario por parte del modelador hasta del público asistente.

Si empleamos algún recurso tecnológico como el PowerPoint, esté nos puede facilitar o entorpecer la comunicación y una manera para que este recurso nos ayude con la actividad, es siguiendo algunas las pautas y nuestro sentido común.

Las siguientes son algunas de esas pautas a seguir:

SIMPLICIDAD: No sobrecargue la diapositiva que va a proyectar ni coloque información superflua que no aporte algo nuevo o adicional a la idea principal. No se deje llevar por la tentación de rellenar todos los espacios “en blanco” con logos o figuras… mientras menos “ruido” exista en nuestra lámina, mejor será la comunicación.

VISUAL: Las imágenes son un poderoso medio natural de comunicación, la imagen refuerza cualquier punto expuesto además de crear estados de ánimos o sentimientos en su audiencia. Emplee imágenes de CALIDAD en cuanto a definición y resolución, no emplee imágenes pixelizadas, producto de “estirar” una imagen pequeña de baja resolución.

CALIDAD: Las presentaciones efectivas dependen de la CALIDAD DE LA INFORMACIÓN expuesta y no tanto de la forma como ésta se presente.

NO LEA: No lea literalmente el texto proyectado, es un mal hábito difícil de dejar pero muy perjudicial para el expositor y la presentación. Deje que lo participantes lean por si mismos y luego realice sus comentarios.

CONTACTO VISUAL: No pierda el contacto visual con sus oyentes mientras realiza su presentación con esta nueva tecnología. Recuerde, la presentación la hace Usted.

LIMITE: Las láminas o diapositivas son sólo una ayuda visual o audiovisual. Muestre la información clave y amplíela oralmente.
Se recomienda:

· Seis puntos claves por lámina.
· Ocho palabras por punto.

REDUZCA AL MÍNIMO LOS TEXTOS Y CIFRAS: El atractivo de las presentaciones digitales es su capacidad de comunicar las ideas con textos muy reducidos, apoyando las observaciones y comentarios del expositor de una manera concisa.

REALICE LAS OBSERVACIONES OPORTUNAMENTE: No se adelante a la proyección, pues esto le resta encanto a la presentación. Cambie de diapositiva, deje que los participantes la asimilen y luego intervenga con los cometarios.

PAUSAS: Es una poderosa estrategia dejar la pantalla en blanco de vez en cuando, esto permite a los participantes asimilar y madurar lo expuesto además de llamar la atención, también estas pausas a pantalla en blanco sirven para desarrollar un intercambio verbal o realizar una sesión de preguntas y respuestas.

TRADUZCA: Evite a toda costa el empleo de textos o imágenes con textos en otro idioma, no hay nada más chocante para muchos participantes el enfrentarse a una proyección con palabras en un idioma que no se maneja.

CUIDE LA ORTOGRAFÍA Y LA REDACCIÓN: Nada más vergonzoso que los errores ortográficos resaltados por un participante durante la presentación.

JERGA: Al menos que su audiencia sea estrictamente profesional en el tema presentado, evite la jerga, emplee palabras sencillas y adecuadas. En caso de ser necesario, recuerde a la audiencia sutilmente el significado de algunas palabras o términos técnicos empleados.

ANIMACIONES: Sea juicioso en el uso de las animaciones en las diapositivas y en las transiciones entre lámina y lámina, el abuso de las mismas hacen fastidiosa la presentación.

IMÁGENES PREDISEÑADAS: Evite el empleo de las plantillas y los clip art prediseñados del PowerPoint, posiblemente su audiencia ya las conozca. Realice sus propias plantillas, SEA ORIGINAL. De esta manera se percibe una mayor preocupación de su parte por la preparación de la exposición.

EDITE: No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Después de confeccionar el borrador de su presentación con las diapositivas, proyéctalas e imagínese que es una de las personas que escuchan la presentación mientras la repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corrígelo o elimínalo de inmediato sin pensarlo dos veces.

PRESENTACIÓN CON APUNTADOR: Emplee la opción “a doble pantalla” que dispone PowerPoint, de ésta manera dispondrás de un apuntador de apoyo muy discreto con notas de lo expuesto en la lámina.

MATERIAL DE APOYO: Distribuya las notas o el material escrito de apoyo al final de la presentación, no antes de la misma ya que serían un foco de distracción para los participantes.

Las pautas anteriores son producto de mi experiencia como expositor y de algunas investigaciones realizadas en este campo. Espero que sean útiles como lo son para mí.